تعتبر إدارة المرافق من الأدوات الأساسية التي تساعد على نجاح واستدامة أي منشأة، سواء كانت سكنية، تجارية، صناعية، ومع تزايد الإقبال على تحسين كفاءة العمليات وضمان سلامة الأفراد والممتلكات.
و لذلك أصبح الإعتماد على شركات متخصصة في إدارة المرافق أمرًا ضروريًا وفي هذا المقال ستتناول أهمية إدارة المرافق ودورها في تحسين الأداء والكفاءة التشغيلية، والعديد من الجوانب الأخرى.
ماهي إدارة المرافق ؟
إدارة المرافق هي عملية تخطيط وصيانة وتشغيل وإدارة المباني والمنشآت والمعدات والأمور الأخرى، والتي تدعم الأنشطة الإدارية والتجارية والصناعية.
وتضمن هذه المرافق المباني والمنشآت التجارية والصناعية والمستشفيات والمطارات والمدارس والجامعات والمباني الحكومية و كثير من المنشآت الأخرى.
و تشمل إدارة المرافق العديد من المهام مثل. التخطيط والتصميم والبناء والإدارة والصيانة والإشراف والتحكم في المعدات المتنوعة. و كما تشمل أيضًا الموارد والتكاليف والأمن والسلامة.
و تهدف الإدارة إلى تحقيق الكفاءة في استخدام الموارد وتحسين اداء المرافق وتوفير بيئة عمل مناسبة وزيادة الإنتاجية.
أهمية إدارة المرافق في السعودية
- تحسين الكفاءة التشغيلية: تتم من خلال صيانة مستمرة وإدارة متكاملة للبنية التحتية، والتي تساعد على تجنب الأعطال المفاجئة وتقليل التكاليف.
- تعزيز السلامة والأمان للمستخدم: تضم إدارة المرافق التفتيش الدوري والصيانة الوقائية لضمان حماية الأفراد والممتلكات من المخاطر.
- توفير التكاليف: يمكن أن تقلل من تكاليف الإصلاحات، وذلك من خلال إدارة فعالة للطاقة والمرافق والصيانة الوقائية.
- تحسين البيئة المحيطة: توفير البيئة المنظمة والنظيفة للسكان والمستخدمين.
إدارة المرافق العقارية
تحتوي إدارة المرافق العقارية على كافة الخدمات والموارد التي يحتاجها العقار للعمل بسهولة مثل، التخطيط والتنفيذ والرقابة على هذه الخدمات، ويتم ذلك من خلال النقاط التالية:
- إدارة الأمن والسلامة: ويتم ذلك من خلال توفير بيئة آمنة للمستخدمين من خلال أنظمة المراقبة وأجهزة الإنذار، وتدريب الموظفين على إجراءات السلامة.
- إدارة الطاقة والمياه: توفير المراقبة اللازمة لاستهلاك الموارد الطبيعية، وابتكار استراتيجيات لتوفير الطاقة والمياه.
- إدارة النفايات: وضع أنظمة خاصة وفعالة لتصنيف وجمع النفايات وبما في ذلك عملية إعادة التدوير لتقليل التكاليف والحفاظ على البيئة.
- إدارة الراحة والترفيه: العناية الجيدة بالمرافق الترفيهية كالاتصالات والمسابح والصالات الرياضية والحدائق، ما يسهم في رفع جودة حياة السكان.
ادارة المرافق والاصول
إدارة المرافق والأصول سواء كنت تريد زيادة عائدك على الأصول إلى الحد الأقصى أو الحد من تكاليف الحياة ومعدلات الاستخدام، أو توفير بيئة العمل الملائمة، فلدينا الأدوات التي تساعدك على بناء رؤية ومرونة على المدى البعيد.
وإذا كنت مسؤول عن إدارة المرافق، فإن الحفاظ على سلامة المرافق، وتلبية المعايير، والتحكم في التكاليف، والحفاظ على الرؤية والمرونة قد تكون من الصعوبات التي ستواجهها.
وأما إذا كنت مسؤول عن إدارة الأصول، فإن زيادة العائد على صافي الأصول إلى الحد الأقصى، وتحقيق التوازن بين المخاطر والأداء وارتفاع موثوقية العمليات التجارية.
إدارة المرافق الصحية
تساعد إدارة المرافق الصحية في تسهيل خدمات المرافق مثل (الأمن ـ صيانة الحدائق ومكافحة الحشرات ـ النظافة وإدارة النفايات ـ الصيانة والأعمال المدنية ـ الخدمات الكهربائية).
أثر إدارة المرافق على الكفاءة التشغيلية
تؤثر إدارة المرافق بشكل مباشر على الكفاءة التشغيلية من خلال جوانب الإدارة الأربعة وهما، الإستراتيجية والقيادة والتشغيل والصيانة والشؤون المالية وإدارة المشاريع.
التحديات التي تواجه ادارة المرافق
تواجه إدارة المرافق تحديات عديدة يتطرق إليها أصحاب المؤسسات، والتي تتمثل في:
- ضبط الميزانية والتكاليف:
يطالب أصحاب المرافق مدراءها بتقليل التكاليف، وتوفير الحلول الأكثر فائدة والأقل سعرًا في كافة المستلزمات.
ولذلك يحتاج هذا إلى دراسة الميزانية جيداً و التخلي عن كل ماهو مرتفع سعره أو استبداله ببدائل أقل تكلفة.
- كفاءة تنظيم الوقت:
إدارة الوقت من الأمور الضرورية التي لابد أن يتمتع بها المسؤول عن خدمات إدارة المرافق، والاستعانة بكل ماهو يساعد على تنظيم الوقت.
- صيانة المعدات القديمة:
تطلب صيانة المعدات القديمة تركيزًا للنجاح في تجاوز العقبات والتحديات لإدارة المرافق التي يسهم في نجاحها وإطالة عمرها، ويتم ذلك من خلال المتابعة الدقيقة لكافة المعدات وصيانتها.
- الإلتزام القانوني:
الإلتزام القانوني من أهم الأمور التي تواجه مدير إدارة المرافق.
- حدوث الطوارئ:
لذلك يجب أن يكون التعامل مع حدوث الطوارئ بشكل عاجل مثل حدوث عطل في المعدات الحيوية أو غيره من العطلات.
استراتيجيات تحسين إدارة المرافق
هناك عدة استراتيجيات يمكن من خلالها تحسين إدارة المرافق والمباني وتحسين جودة موثوقية الأجهزة والمعدات، وذلك من خلال الخطوات التالية:
1- تحديد الهدف من التحسين:
تعد هذه الخطوة هي الأكثر أهمية ضمن استراتيجيات تحسين ناجحة لإدارة المرافق، عند وجود فهم واضح للهدف المرجو من البرنامج للتحسين.
2- فحص المرافق المراد تحسينها:
وهو تقييم ومراجعة مجالات العمل الرئيسية، وفحصها بطريقة جيدة للوصول إلى درجة أعلى من التحسين.
3- وضع خطة مفصلة:
يجب على إدارة المرافق وضع خطة مفصلة توضح كافة المعلومات المهمة المتعلقة بعملية التحسين. تواصل معنا لوضع خطة مناسبة
4- تنفيذ استراتيجيات التحسين:
لإتمام هذه الخطوة يجب توفير جميع البرامج والأدوات اللازمة، والتي تضم مخططات جانت وبرامج إدارة المشاريع المعروفة.
الخاتمة
تهدف إدارة المرافق إلى تقليل تكاليف الصيانة في المنظمات، و تعمل على زيادة الاستخدام لأصولها و زيادة الإنتاجية. كما تسمح بتخطيط الأنشطة وتنفيذها ومراقبتها وتشمل هذه الأنشطة، إدارة المساحة والصيانة الوقائية وإدارة الأصول والخدمات القياسية، أخيرًا الميزانيات المطلوبة للتوافق مع احتياجات العمل.
